Termeni și Condiții

Versiunea 1.0 · în vigoare de la 17 octombrie 2026

1.Furnizorul serviciului

Serviciul Rentkit (denumit în continuare „Serviciul") este furnizat de SMARTLINK SOLUTIONS S.R.L., persoană juridică română, cu sediul social în București, Sectorul 4, Str. Stoian Militaru nr. 8, bl. 17, înregistrată la Registrul Comerțului sub numărul J2024051440006, cod unic de înregistrare 51079565, identificator unic la nivel european ROONRC.J2024051440006 (denumită în continuare „Furnizorul" sau „Rentkit").

Furnizorul nu este înregistrat în scopuri de TVA la data acestei versiuni.

Adresa de corespondență pentru orice comunicare privind Serviciul, inclusiv notificările contractuale, declarațiile de retragere și cererile privind datele personale: contact@rentkit.ro. Comunicările transmise la această adresă se consideră primite în prima zi lucrătoare următoare trimiterii.

2.Definiții

• Clientul — persoana juridică, persoana fizică autorizată sau persoana fizică ce își creează un cont Rentkit pentru a coordona spații de cazare pe care le exploatează, și care încheie prezentul contract prin crearea contului.
• Contul — spațiul de lucru al Clientului în Serviciu, care cuprinde proprietățile, calendarele, rezervările, persoanele de curățenie și istoricul lor.
• Proprietarul contului — utilizatorul care a creat contul; are, în plus față de ceilalți membri, dreptul de a invita, de a scoate și de a transfera membri, precum și răspunderea plății.
• Membru — orice utilizator care are acces la cont, inclusiv Proprietarul contului. Un utilizator aparține unui singur cont.
• Proprietate — un spațiu de cazare administrat în cont: un apartament, o cameră, o cabană sau o altă unitate de cazare. Este unitatea de calcul a prețului.
• Proprietățile din abonament — numărul de proprietăți pentru care este plătit abonamentul; de la activarea facturării, este plafonul proprietăților active ale contului (secțiunea 9).
• Perioada de facturare — luna pentru care este plătit abonamentul, socotită de la ziua activării lui.
• Persoana de curățenie — persoana pe care Clientul o desemnează în cont pentru pregătirea unei proprietăți între două șederi și căreia Serviciul îi transmite mesaje de coordonare. Nu are cont și nu este parte a acestui contract.
• Oaspete — persoana cazată într-o proprietate a Clientului. Nu are cont și nu este parte a acestui contract.
• Calendar conectat — un calendar în format iCal, pus la dispoziție de o platformă de rezervări (de exemplu Booking.com sau Airbnb), pe care Clientul îl leagă de o proprietate.
• Documentele contractuale — prezentii Termeni și Condiții, Anexa 1 privind prelucrarea datelor, care face parte integrantă din ei, și Politica de confidențialitate.

3.Ce este Serviciul

Rentkit este un instrument de coordonare operațională pentru spații de cazare închiriate în regim hotelier. Serviciul:

• adună rezervările din calendarele conectate ale Clientului într-un singur calendar, alături de rezervările pe care Clientul le adaugă direct;
• derivă din fiecare plecare a oaspeților o sarcină de curățenie și, dacă transmiterea mesajelor este activată în contul Clientului, îi transmite persoanei de curățenie un mesaj cu detaliile necesare și un link de confirmare, fără ca aceasta să aibă nevoie de cont sau de aplicație; dacă transmiterea este dezactivată, sarcinile rămân în Serviciu, iar Clientul le marchează el însuși ca efectuate;
• semnalează situațiile care cer atenția Clientului: rezervări suprapuse pe aceeași proprietate, curățenii neconfirmate, mesaje nelivrate, calendare care nu mai pot fi citite;
• permite Clientului să noteze, pe fiecare rezervare, datele necesare propriei evidențe, și să țină un preț de bază și observații pe perioadă, pentru uzul propriu;
• oferă rapoarte de ocupare și un registru al rezervărilor, cu export.

Serviciul se folosește printr-un browser, ca aplicație web instalabilă. Nu există aplicație nativă și nici nu este necesară.

4.Ce nu este Serviciul

Pentru a evita orice neînțelegere, Furnizorul precizează limitele Serviciului:

• Nu are componentă fiscală pentru Client. Serviciul nu emite facturi în numele Clientului, nu calculează impozite, nu ține contabilitate și nu raportează nimic autorităților în numele Clientului. Câmpurile în care Clientul notează prețuri, avansuri sau date de identificare ale oaspeților sunt evidența lui proprie; Serviciul le păstrează așa cum au fost scrise, fără să le verifice și fără să afirme că sunt corecte fiscal. Singurele facturi pe care le emite Furnizorul sunt cele pentru propriul abonament (secțiunea 9).
• Nu este un canal de rezervări. Furnizorul nu vinde cazare, nu intermediază rezervări și nu este parte în relația dintre Client și oaspeți sau dintre Client și platformele de rezervări.
• Nu prestează și nu intermediază servicii de curățenie. Relația dintre Client și persoana de curățenie, inclusiv natura ei juridică și plata ei, rămâne exclusiv a Clientului.
• Nu împiedică și nu corectează. Serviciul semnalează situații, dar nu blochează, nu anulează și nu modifică nimic de la sine în calendarele platformelor. Deciziile operaționale rămân ale Clientului.
• Nu garantează execuția. Un mesaj trimis persoanei de curățenie nu înseamnă o curățenie făcută; o confirmare primită prin link înseamnă că persoana a apăsat butonul de confirmare, nu că Furnizorul a verificat starea proprietății.

5.Contul, membrii și accesul

5.1 Crearea contului. Contul se creează cu o adresă de email, care este identificatorul contului și calea de recuperare a accesului; de aceea se confirmă înainte de prima autentificare. Persoana care creează contul declară că are cel puțin 18 ani, capacitatea de a încheia acest contract și, atunci când acționează pentru o persoană juridică, dreptul de a o angaja.

5.2 Membrii contului. Un cont poate avea mai mulți membri. Intrarea într-un cont se face exclusiv prin invitație trimisă de Proprietarul contului pe adresa de email a persoanei invitate; persoana invitată acceptă Documentele contractuale în nume propriu la acceptarea invitației. Toți membrii au acces la toate datele contului și pot face toate operațiunile, cu excepția celor rezervate Proprietarului contului: invitarea, scoaterea și transferul membrilor și plata. Un utilizator aparține unui singur cont; scoaterea lui dintr-un cont îl lasă cu un cont propriu, gol, supus acelorași condiții de abonament ca un cont nou (secțiunea 9.2).

5.3 Răspunderea pentru cont. Clientul răspunde pentru păstrarea în siguranță a datelor de autentificare ale membrilor săi și pentru toate operațiunile făcute prin cont. Dacă există suspiciunea unui acces neautorizat, Clientul schimbă parola afectată și anunță Furnizorul fără întârziere. Acțiunile membrilor sunt înregistrate într-un jurnal de audit, cu identitatea autorului.

5.4 Datele de autentificare nu se împart între persoane. Fiecare persoană care lucrează în cont primește propria invitație și propriul acces.

6.Persoana de curățenie și mesajele

6.1 Clientul desemnează persoana de curățenie introducându-i numele și numărul de telefon și îi alocă una sau mai multe proprietăți. Cât timp transmiterea mesajelor este activată în contul Clientului — starea implicită —, Serviciul îi transmite, prin SMS, un mesaj la fiecare plecare a oaspeților, cu numele proprietății, intervalul de lucru și un link de confirmare; la deschiderea linkului, persoana vede numele și adresa proprietății, intervalul și un buton prin care confirmă că a terminat. Mesajele suplimentare — reamintirea, anunțul că oaspeții au plecat mai devreme, anularea unei curățenii — se trimit după regulile descrise în aplicație.

6.2 Serviciul nu trimite mesaje persoanei de curățenie în intervalul de liniște al contului (implicit între orele 22:00 și 08:00), cu excepția mesajului care anunță că o curățenie nu mai este necesară.

6.3 Prin introducerea unei persoane de curățenie, Clientul declară că:

• are dreptul să transmită Furnizorului numele și numărul ei de telefon;
• a informat persoana că datele ei sunt folosite pentru coordonarea activității pe care o prestează pentru Client, prin Serviciu, și că va primi mesaje SMS în acest scop;
• datele introduse sunt corecte și le actualizează când se schimbă.

6.4 Costul mesajelor este inclus în abonament. Numărul de mesaje pe care Serviciul le trimite pentru o plecare este limitat prin construcție (un anunț automat, un anunț de plecare anticipată și cel mult o reamintire pe zi, până la confirmare sau până la sosirea următoare). Furnizorul menține un prag de siguranță care oprește temporar trimiterile automate ale unui cont atunci când volumul lor indică o defecțiune; în acest caz, Clientul este informat în aplicație și poate trimite mesajele manual până la remediere.

6.5 Clientul poate opri în orice moment coordonarea curățeniei, din setările contului; oprirea se aplică întregului cont și o poate face proprietarul contului. Cât timp coordonarea este oprită, Serviciul nu programează sarcini de curățenie și nu trimite niciun mesaj persoanei de curățenie, iar sarcinile deja programate se anulează, inclusiv cele pentru care mesajul fusese transmis. Datele persoanelor de curățenie rămân înregistrate. La repornire, Serviciul programează din nou sarcinile pentru plecările viitoare, fără a transmite mesaje pentru plecările deja trecute. Oprirea nu schimbă abonamentul și nu reduce celelalte funcții ale Serviciului.

7.Datele despre alte persoane și rolurile părților

7.1 În Serviciu ajung date despre persoane care nu sunt parte a acestui contract: persoana de curățenie, oaspeții Clientului și, din calendarele conectate, informații pe care platformele le pun în descrierea rezervărilor. Pentru toate aceste date, Clientul este operator, în sensul Regulamentului (UE) 2016/679, iar Furnizorul este persoană împuternicită, care le prelucrează exclusiv în numele Clientului și conform instrucțiunilor lui. Condițiile acestei prelucrări sunt stabilite în Anexa 1, care face parte integrantă din prezentii Termeni.

7.2 Pentru datele membrilor contului — adresa de email, parola, preferințele, jurnalele de autentificare și de audit — și pentru datele de facturare ale Clientului, Furnizorul este operator. Prelucrarea lor este descrisă în Politica de confidențialitate.

7.3 Clientul răspunde pentru legalitatea datelor pe care le introduce în Serviciu despre alte persoane: existența unui temei legal, informarea persoanelor vizate și limitarea datelor la ce este necesar scopului. Câmpurile de text liber (nota unei rezervări, observațiile pe perioadă) nu sunt destinate categoriilor speciale de date, de exemplu date privind sănătatea.

8.Utilizarea acceptabilă

Clientul se obligă să nu folosească Serviciul pentru a:

• transmite mesaje nesolicitate, comerciale sau de altă natură, unor persoane care nu au legătură cu coordonarea curățeniei proprietăților sale;
• introduce numere de telefon ale unor persoane care nu prestează servicii pentru el sau care nu au fost informate;
• accesa conturi, date sau componente ale sistemului care nu îi aparțin, ori pentru a testa securitatea Serviciului fără acordul scris al Furnizorului;
• supune Serviciul unei încărcări automate sau vădit disproporționate față de o folosire normală;
• încălca legea, drepturile terților sau condițiile platformelor ale căror calendare le conectează.

Dacă un cont generează un volum de mesaje vădit disproporționat față de numărul proprietăților și al plecărilor sale, Furnizorul poate limita trimiterile de pe acel cont, după ce îl informează pe Client.

9.Abonamentul și plata

9.1 Modelul. Serviciul se furnizează pe bază de abonament lunar, plătit înainte, pentru numărul de proprietăți ales de Proprietarul contului (proprietățile din abonament). Numărul proprietăților active ale contului nu poate depăși numărul proprietăților din abonament. Prețul public la data acestei versiuni se calculează pe trei trepte, aplicate proprietăților din abonament: 49 de lei pe lună pentru fiecare dintre primele trei proprietăți, 34 de lei pe lună pentru fiecare proprietate de la a patra la a opta și 19 lei pe lună pentru fiecare proprietate de la a noua, pentru conturile cu până la 29 de proprietăți. Mesajele SMS și email trimise de Serviciu sunt incluse. Pentru 30 sau mai multe proprietăți, prețul se stabilește prin ofertă individuală, convenită în scris. Prețurile nu conțin TVA; dacă Furnizorul devine plătitor de TVA, taxa se adaugă conform legii, cu respectarea procedurii de la secțiunea 9.6.

9.2 Etapa de lansare și activarea abonamentului. Până la activarea facturării în aplicație, Furnizorul poate pune Serviciul la dispoziție fără plată. Activarea facturării se anunță pe adresa de email a Proprietarului contului cu cel puțin 30 de zile înainte. De la data activării, folosirea Serviciului cere un abonament activ: aplicația îi cere Proprietarului contului să aleagă numărul de proprietăți, să completeze datele de facturare și să plătească prima perioadă de facturare; până atunci, datele contului rămân neatinse și pot fi exportate. Un cont creat după activarea facturării folosește Serviciul după activarea abonamentului. Nicio sumă nu se percepe fără ca Proprietarul contului să fi activat explicit abonamentul și să fi introdus un mijloc de plată. Perioadele gratuite acordate individual, în scris, se respectă în termenii în care au fost acordate.

9.3 Ce cuprinde abonamentul, extinderea și scăderea. Abonamentul dă acces tuturor membrilor contului la toate funcțiile Serviciului pentru proprietățile din abonament. Pentru a adăuga sau a reactiva o proprietate peste cele din abonament, Proprietarul contului extinde întâi abonamentul: extinderea se plătește pe loc, proporțional cu zilele rămase până la reînnoire, cu suma arătată înainte de plată; fără plată, abonamentul nu se extinde. La reînnoire, numărul proprietăților din abonament scade automat la numărul proprietăților active atunci, dar nu sub una; scăderea nu dă naștere unui credit pentru perioada în curs. O proprietate dezactivată își păstrează datele în cont.

9.4 Plata. Plata se face cu cardul, printr-un procesator de plăți autorizat în Spațiul Economic European, care păstrează datele cardului; Furnizorul nu are acces la ele și nu le stochează. Abonamentul se plătește lunar și se reînnoiește automat la sfârșitul fiecărei perioade de facturare, pentru proprietățile din abonament stabilite potrivit secțiunii 9.3, până când Proprietarul contului dezactivează contul, din aplicație (secțiunea 13.5); reînnoirea se oprește de la sfârșitul perioadei de facturare în curs.

9.5 Datele de facturare și factura. La prima plată, Clientul furnizează datele necesare emiterii facturii: denumirea sau numele, adresa — în București, cu sectorul — și, pentru persoanele juridice, codul de identificare fiscală, precum și adresa de email pe care primește facturile. Pentru fiecare plată încasată, Furnizorul emite factura printr-un program de facturare, o transmite în sistemul național RO e-Factura, conform legii, și o trimite pe adresa de email de facturare, cu un link spre document; facturile emise sunt disponibile oricând în aplicație, în pagina „Contul tău". Pentru o perioadă în care reducerea din recomandări (secțiunea 9.7) acoperă întreaga valoare, se emite o factură cu valoare zero. O factură emisă nu se șterge; o corectură se face prin stornare, transmisă și ea în RO e-Factura. Clientul răspunde pentru corectitudinea datelor de facturare.

9.6 Modificarea prețului. Furnizorul poate modifica prețul, inclusiv prin adăugarea TVA, cu un preaviz de cel puțin 30 de zile, transmis pe email Proprietarului contului. Prețul nou se aplică de la prima perioadă de facturare care începe după expirarea preavizului. Clientul care nu acceptă noul preț poate înceta contractul înainte de acea dată, fără nicio penalitate.

9.7 Recomandările. Fiecare cont are un cod de recomandare și un link. Un cont nou poate introduce, la înregistrare, codul unui cont existent; legătura dintre cele două conturi este unică și permanentă, iar un cont nu își poate folosi propriul cod. Pentru fiecare cont adus care este activ — a plătit cel puțin o factură și nu este doar pentru citire —, factura de reînnoire a contului care l-a recomandat scade cu 20 % din factura lunară a contului adus. Reducerea apare pe factură ca un rând distinct („Reducere recomandări"), se aplică numai facturilor de reînnoire, nu depășește factura contului care a recomandat, nu se plătește în bani și nu se reportează în lunile următoare. Contul care a recomandat vede, în pagina contului, conturile aduse, cu adresa de email a fiecăruia și dacă abonamentul lui e activ; contul adus află acest lucru la înregistrare, lângă câmpul codului. Furnizorul poate modifica sau înceta programul de recomandări cu un preaviz de cel puțin 30 de zile, transmis pe email; reducerile deja aplicate rămân aplicate.

10.Neplata

10.1 Dacă o plată nu reușește, procesatorul reîncearcă încasarea timp de o săptămână. Dacă nici atunci plata nu reușește, din ziua în care procesatorul marchează abonamentul ca neplătit, Clientul beneficiază de o perioadă de grație de 7 zile (zilele 0–6, socotite în fusul orar al României), în care Serviciul funcționează normal, iar Proprietarul contului primește notificări pe email în ziua 0, în ziua 3, în ziua 6 și în ziua 7; toți membrii contului văd starea plății în aplicație.

10.2 Din ziua 7, contul rămâne deschis doar pentru citire: sincronizarea calendarelor, trimiterea mesajelor și modificarea datelor operaționale se opresc împreună. Rămân disponibile plata și cardul, datele de facturare, contul propriu, exportul, încheierea contractului și administrarea membrilor. Datele contului rămân intacte și vizibile, iar linkurile de confirmare deja trimise persoanelor de curățenie continuă să funcționeze până la expirarea lor; confirmările primite pe ele nu mai declanșează notificări către membrii contului. Un cont doar pentru citire nu este un cont încheiat: perioada de facturare nu se mută, iar plata întârziată nu prelungește perioada cu zilele de grație.

10.3 Plata sumelor restante, dintr-o singură plată, readuce automat contul la funcționarea normală. Rezervările apărute în calendare cât contul a fost doar pentru citire se anunță la prima sincronizare de după, într-un singur rezumat. Dacă plata nu ajunge în 30 de zile de la trecerea în starea doar pentru citire, abonamentul se încheie, iar suma restantă nu mai este datorată; contul rămâne doar pentru citire, cu datele intacte, iar revenirea înseamnă un abonament nou. Contractul încetează numai la cererea Clientului, potrivit secțiunii 13.4, sau prin notificarea Furnizorului, potrivit secțiunii 14.

11.Disponibilitate, dependențe și mentenanță

11.1 Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru ca Serviciul să funcționeze neîntrerupt, dar nu garantează un nivel de disponibilitate și nu oferă un acord de nivel de serviciu. Pot exista întreruperi pentru mentenanță, actualizări sau din cauze independente de Furnizor. Mentenanța planificată se face, pe cât posibil, în afara intervalului orar în care se trimit mesajele de curățenie.

11.2 Serviciul depinde de sisteme pe care Furnizorul nu le controlează:

• calendarele platformelor de rezervări, pe care Serviciul le citește periodic, la interval de câteva minute; o rezervare apare în Serviciu cu întârzierea cu care platforma o publică în calendar, iar un calendar care nu mai poate fi citit este semnalat Clientului în aplicație și pe email;
• furnizorii de SMS și de email, prin care se livrează mesajele; un mesaj poate întârzia sau poate rămâne nelivrat din cauze care țin de rețeaua destinatarului, iar Serviciul arată Clientului starea de livrare pe care furnizorul o raportează;
• serviciile de notificare ale browserelor, pentru anunțurile pe telefon;
• procesatorul de plăți și programul de facturare, prin care se încasează abonamentul și se emit facturile.

11.3 Când Serviciul detectează o defecțiune care îl privește pe Client — un calendar care nu poate fi citit, un mesaj nelivrat, o curățenie fără persoană alocată, oprirea temporară a trimiterilor automate — îl informează. Furnizorul nu garantează însă că orice defecțiune este detectată.

12.Garanții și răspundere

12.1 Serviciul este un instrument de semnalare și de coordonare, nu un garant al execuției. Coordonarea efectivă a curățeniei, verificarea stării unei proprietăți înainte de sosirea unui oaspete, relația cu oaspeții, cu persoana de curățenie și cu platformele de rezervări rămân în răspunderea Clientului.

12.2 În limitele permise de lege, Furnizorul nu răspunde pentru:

• o curățenie care nu s-a făcut, s-a făcut cu întârziere sau necorespunzător;
• un mesaj care nu a ajuns la destinatar sau a ajuns cu întârziere;
• o rezervare care nu a apărut în Serviciu, a apărut cu întârziere sau cu date diferite de cele din platformă;
• o suprapunere de rezervări nedetectată sau detectată cu întârziere;
• consecințele deciziilor luate de Client pe baza informațiilor afișate de Serviciu;
• pierderi de venit, oportunități ratate, prejudicii de imagine sau alte prejudicii indirecte.

12.3 Răspunderea totală a Furnizorului față de Client, pentru toate pretențiile izvorâte dintr-un an contractual, este limitată la suma plătită de Client Furnizorului pentru Serviciu în cele 12 luni anterioare evenimentului care a generat pretenția.

12.4 Limitările de mai sus nu se aplică prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă, încălcării obligațiilor de confidențialitate și de protecție a datelor din Anexa 1, și oricăror alte situații în care legea nu permite limitarea răspunderii.

13.Datele Clientului, exportul, încheierea și arhiva

13.1 Proprietatea datelor. Datele pe care Clientul le introduce sau le aduce în Serviciu, inclusiv prin calendarele conectate, rămân ale Clientului. Furnizorul nu le vinde, nu le folosește în scop publicitar și nu le pune la dispoziția altor clienți.

13.2 Păstrarea. Cât timp contul există, Furnizorul nu șterge nimic din evidența Clientului: rezervările, datele notate despre oaspeți, persoanele de curățenie, istoricul curățeniilor și al mesajelor. Furnizorul nu decide când o parte a evidenței nu mai este necesară Clientului. Excepțiile — jurnalele tehnice ale Furnizorului, cu termene proprii — sunt descrise în Politica de confidențialitate.

13.3 Exportul. Clientul își poate exporta oricând registrul rezervărilor din aplicație și poate solicita Furnizorului o copie completă a datelor contului, într-un format structurat, uzual.

13.4 Încheierea și arhiva. La cererea de încheiere transmisă de Proprietarul contului de pe adresa de email înregistrată, Furnizorul șterge datele contului din aplicație în cel mult 30 de zile. Un export complet al datelor se păstrează ca arhivă, pe un server al Furnizorului, timp de 12 luni de la ștergere, și se predă exclusiv Proprietarului contului, la cerere, de pe aceeași adresă. La expirarea celor 12 luni, arhiva se șterge definitiv. Pentru arhivă, Furnizorul acționează în calitate de operator, potrivit Politicii de confidențialitate. Facturile emise și istoricul plăților se păstrează pe durata prevăzută de legislația fiscală și contabilă.

13.5 Dezactivarea. Proprietarul contului poate dezactiva contul oricând, din aplicație. Dezactivarea oprește imediat sincronizarea calendarelor și orice trimitere de mesaje și oprește reînnoirea abonamentului: perioada de facturare în curs rămâne plătită, fără restituire, iar perioadele următoare nu se mai facturează; datele rămân intacte, iar contul poate fi reactivat. Dezactivarea nu este o cerere de încheiere în sensul secțiunii 13.4.

14.Suspendarea și încetarea de către Furnizor

14.1 Furnizorul poate suspenda accesul la un cont sau poate înceta contractul dacă Clientul încalcă acești Termeni, dacă folosirea contului pune în pericol funcționarea Serviciului sau securitatea altor clienți, ori dacă legea îl obligă. Cu excepția situațiilor urgente, Furnizorul notifică în prealabil Clientul pe email și îi acordă un termen rezonabil de remediere, de cel puțin 7 zile.

14.2 Furnizorul poate înceta furnizarea Serviciului în ansamblu cu un preaviz de cel puțin 60 de zile, transmis pe email tuturor Proprietarilor de cont, timp în care Clientul își poate extrage datele. Sumele plătite în avans pentru perioade neprestate se restituie.

14.3 La încetarea contractului din orice motiv, secțiunea 13.4 se aplică datelor contului, iar prevederile care prin natura lor supraviețuiesc încetării — răspunderea, confidențialitatea, protecția datelor pe durata arhivei — rămân în vigoare.

15.Proprietate intelectuală

Serviciul, numele Rentkit, interfața, codul, documentația și textele aplicației aparțin Furnizorului. Contractul acordă Clientului un drept neexclusiv, netransferabil, limitat la durata contractului, de a folosi Serviciul pentru propriile proprietăți. Clientul nu copiază, nu decompilează și nu reproduce Serviciul și nu îl pune la dispoziția terților ca serviciu propriu. Sugestiile și observațiile transmise de Client pot fi folosite de Furnizor pentru îmbunătățirea Serviciului, fără obligații față de Client.

16.Modificarea Termenilor

16.1 Furnizorul poate modifica acești Termeni. Fiecare versiune are un număr și o dată de intrare în vigoare, iar versiunea curentă este publicată permanent la adresa aplicației.

16.2 Pentru modificări care nu schimbă drepturile sau obligațiile Clientului — corecturi, clarificări, actualizări ale datelor de identificare —, Furnizorul publică noua versiune și actualizează data.

16.3 Pentru modificări substanțiale, Furnizorul notifică Proprietarul contului pe email cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare și cere fiecărui membru acceptarea noii versiuni la următoarea autentificare. Clientul care nu acceptă noua versiune poate înceta contractul înainte de data intrării ei în vigoare, fără penalități; folosirea Serviciului după această dată înseamnă acceptare.

17.Clientul persoană fizică

17.1 Serviciul se adresează persoanelor care exploatează spații de cazare, în cadrul unei activități economice. Dacă, potrivit legii, Clientul are calitatea de consumator, drepturile pe care legea i le conferă imperativ nu sunt afectate de acești Termeni, iar secțiunile 12 și 18 i se aplică numai în limitele permise de legislația privind protecția consumatorilor.

17.2 Dreptul de retragere. Clientul consumator se poate retrage din contractul de abonament în termen de 14 zile de la activarea abonamentului plătit, fără a invoca un motiv, printr-o declarație neechivocă trimisă la contact@rentkit.ro de pe adresa de email a Proprietarului contului; poate folosi formularul de la 17.3. Prin activarea abonamentului, Clientul solicită expres începerea prestării Serviciului înainte de expirarea termenului de retragere și ia cunoștință că, la exercitarea retragerii, datorează o sumă proporțională cu perioada prestată până la comunicarea retragerii, din prețul perioadei de facturare plătite. Furnizorul restituie diferența în cel mult 14 zile de la primirea declarației, prin același mijloc de plată, emite factura de stornare corespunzătoare și încheie abonamentul.

17.3 Formularul de retragere (se completează și se trimite numai dacă doriți să vă retrageți): „Către SMARTLINK SOLUTIONS S.R.L., contact@rentkit.ro. Vă informez prin prezenta că mă retrag din contractul privind abonamentul Rentkit pentru contul cu adresa de email ……, activat la data ……. Numele consumatorului: ……. Adresa consumatorului: ……. Data: …….".

18.Legea aplicabilă și litigiile

18.1 Contractului i se aplică legea română.

18.2 Părțile încearcă rezolvarea pe cale amiabilă a oricărei neînțelegeri, printr-o notificare scrisă la adresa de contact, urmată de un termen de răspuns de 15 zile. Dacă neînțelegerea persistă, litigiul este de competența instanțelor judecătorești din București; pentru Clientul consumator, de competența instanței de la domiciliul acestuia sau a oricărei alte instanțe competente potrivit legii.

18.3 Clientul consumator se poate adresa Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor și poate recurge la soluționarea alternativă a litigiilor, potrivit Ordonanței Guvernului nr. 38/2015, prin entitatea de soluționare alternativă a litigiilor din cadrul acestei autorități: anpc.ro/ce-este-sal.

18.4 Dacă o prevedere a acestor Termeni este declarată nevalabilă, restul prevederilor rămân în vigoare, iar prevederea nevalabilă se înlocuiește cu una valabilă, cât mai apropiată de scopul ei.

18.5 Prezentii Termeni, împreună cu Anexa 1 și cu Politica de confidențialitate, reprezintă întregul acord dintre părți cu privire la Serviciu și înlocuiesc orice înțelegere anterioară, cu excepția condițiilor individuale convenite în scris.

19.Contact

Pentru orice comunicare privind acești Termeni: contact@rentkit.ro.

Prin crearea unui cont sau prin acceptarea unei invitații într-un cont, persoana care acționează acceptă acești Termeni și Condiții, inclusiv Anexa 1 privind prelucrarea datelor, și confirmă că a citit Politica de confidențialitate. Clientul acceptă în mod expres, în sensul art. 1203 din Codul civil, clauzele privind reînnoirea automată a abonamentului (9.4), modificarea prețului (9.6), neplata (10), limitarea răspunderii (12), suspendarea și încetarea de către Furnizor (14), modificarea Termenilor (16), legea aplicabilă și instanța competentă (18), prin bifarea casetei dedicate. Acceptarea se înregistrează cu data și cu numărul versiunii.

Anexa 1 — Acordul privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Prezenta anexă constituie contractul de prelucrare prevăzut de art. 28 alin. (3) din Regulamentul (UE) 2016/679 („RGPD"), încheiat între Client, în calitate de operator, și Furnizor, în calitate de persoană împuternicită de operator, pentru datele descrise la secțiunea B. Face parte integrantă din Termeni și Condiții și se acceptă odată cu ei. Termenii folosiți au înțelesul din RGPD.

A. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

Obiectul prelucrării este furnizarea Serviciului descris în Termeni: centralizarea rezervărilor Clientului, derivarea și coordonarea curățeniilor, transmiterea mesajelor către persoanele de curățenie, semnalarea situațiilor care cer atenție și păstrarea evidenței Clientului.

Durata prelucrării este durata contractului, prelungită cu perioada necesară ștergerii datelor din aplicație potrivit secțiunii G.

Natura prelucrării: colectare din calendarele conectate și din introducerea de către Client, stocare, organizare, afișare membrilor contului, transmitere către persoanele de curățenie prin SMS și prin pagina de confirmare, export la cererea Clientului, ștergere.

Scopul prelucrării este exclusiv coordonarea operațională a proprietăților Clientului. Furnizorul nu prelucrează datele în alt scop, nu le folosește pentru a se adresa oaspeților sau persoanelor de curățenie în interes propriu și nu le combină cu date ale altor clienți.

B. Categoriile de persoane vizate și de date

Serviciul nu este destinat categoriilor speciale de date (art. 9 RGPD) și nici datelor privind condamnări penale. Clientul se obligă să nu le introducă.

C. Obligațiile Furnizorului

Furnizorul:

• prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, care sunt Termenii, prezenta anexă și acțiunile Clientului în interfața Serviciului; dacă apreciază că o instrucțiune încalcă RGPD sau altă lege, informează Clientul înainte de a o executa, cu excepția cazului în care legea interzice informarea;
• prelucrează datele în afara instrucțiunilor doar dacă este obligat de dreptul Uniunii sau de dreptul român, caz în care informează Clientul înainte, dacă legea permite;
• se asigură că persoanele autorizate să prelucreze datele sunt ținute de o obligație de confidențialitate; la data acestei versiuni, accesul la datele de producție este limitat la administratorul Furnizorului;
• ia măsurile tehnice și organizatorice prevăzute de art. 32 RGPD, descrise în Politica de confidențialitate, secțiunea privind securitatea, și le menține actualizate;
• ajută Clientul, prin funcțiile Serviciului și, la nevoie, prin intervenție directă, să răspundă cererilor persoanelor vizate: accesul, rectificarea și ștergerea datelor unui oaspete sau ale unei persoane de curățenie se fac de Client direct din aplicație, iar exportul se face din registru sau la cerere; cererile primite direct de Furnizor de la o persoană vizată se transmit Clientului în cel mult 5 zile lucrătoare, fără a li se răspunde pe fond;
• ajută Clientul să își îndeplinească obligațiile prevăzute de art. 32–36 RGPD, ținând seama de natura prelucrării și de informațiile de care dispune;
• pune la dispoziția Clientului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 RGPD și permite auditurile prevăzute la secțiunea H;
• nu transferă datele în afara Spațiului Economic European decât prin sub-împuterniciții de la secțiunea D, în condițiile de la secțiunea I.

D. Sub-împuterniciții

Clientul autorizează, cu titlu general, folosirea de sub-împuterniciți din următoarele categorii, fiecare pentru scopul indicat: furnizorul de găzduire a aplicației și a bazei de date, cu serverele în Uniunea Europeană; furnizorul de mesaje SMS, din România; furnizorul de email, cu trimiterea din Uniunea Europeană și jurnalele în Statele Unite ale Americii; serviciile de notificare ale browserelor, pentru anunțurile criptate pe telefon sau pe calculator.

Lista nominală a sub-împuterniciților, cu sediul și localizarea prelucrării fiecăruia, se comunică Clientului la cerere, pe adresa de contact, și face parte din prezenta anexă. Furnizorul informează Clientul, pe email, cu cel puțin 15 zile înainte de adăugarea sau înlocuirea unui sub-împuternicit. Clientul poate obiecta, în scris, din motive rezonabile legate de protecția datelor; dacă părțile nu găsesc o soluție, Clientul poate înceta contractul înainte ca schimbarea să intre în vigoare, fără penalități. Furnizorul impune fiecărui sub-împuternicit, prin contract, obligații de protecție a datelor echivalente cu cele din prezenta anexă și rămâne răspunzător față de Client pentru îndeplinirea lor.

Platformele de rezervări ale căror calendare le conectează Clientul (de exemplu Booking.com, Airbnb) nu sunt sub-împuterniciți ai Furnizorului: ele pun datele la dispoziția Clientului, în propriile lor condiții, iar Furnizorul le citește la instrucțiunea Clientului.

E. Obligațiile Clientului

Clientul, în calitate de operator:

• răspunde pentru existența unui temei legal al prelucrării datelor pe care le introduce sau le aduce în Serviciu și pentru informarea persoanelor vizate, potrivit art. 13 și 14 RGPD; pentru persoana de curățenie, informarea se face de Client, iar Furnizorul îi pune la dispoziție Politica de confidențialitate, accesibilă din pagina de confirmare;
• introduce doar datele necesare scopului; în special, datele de identificare ale oaspeților (codul numeric personal, actul de identitate) se notează numai atunci când o obligație legală a Clientului o cere — de exemplu evidența cazării prevăzută de legislația privind turismul și cea fiscală — iar Clientul ține seama de garanțiile pe care Legea nr. 190/2018 le cere la prelucrarea numărului de identificare național;
• nu introduce categorii speciale de date și nu folosește câmpurile de text liber pentru date care depășesc scopul coordonării și al evidenței proprii;
• răspunde cererilor persoanelor vizate, folosind funcțiile Serviciului, și informează Furnizorul atunci când are nevoie de sprijin;
• păstrează confidențialitatea datelor de autentificare ale membrilor și scoate din cont, fără întârziere, membrii care nu mai au dreptul de acces.

F. Incidentele de securitate

Furnizorul informează Clientul, pe adresa de email a Proprietarului contului, fără întârzieri nejustificate și în cel mult 48 de ore de la momentul în care a luat cunoștință de o încălcare a securității datelor care privește datele Clientului. Informarea cuprinde, în măsura în care sunt cunoscute, natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ de persoane vizate și de înregistrări afectate, consecințele probabile și măsurile luate sau propuse. Informațiile care nu sunt disponibile la prima informare se transmit ulterior, pe măsură ce sunt stabilite. Notificarea autorității de supraveghere și, după caz, a persoanelor vizate, revine Clientului, în calitate de operator; Furnizorul îl sprijină.

G. Ștergerea și returnarea datelor la încheiere

La încetarea contractului, datele se tratează potrivit secțiunii 13 din Termeni: Clientul își poate exporta datele înainte de încheiere sau poate cere Furnizorului o copie completă; la cererea de încheiere, datele se șterg din aplicație în cel mult 30 de zile. Exportul complet păstrat ca arhivă timp de 12 luni de la ștergere nu mai este prelucrat în numele Clientului: pentru el, Furnizorul este operator și îl păstrează exclusiv pentru a-l putea preda fostului Client, la cerere, după care îl șterge definitiv. Furnizorul poate păstra date și după acest termen numai dacă dreptul Uniunii sau dreptul român îl obligă.

H. Auditul

Furnizorul pune la dispoziția Clientului, la cerere scrisă, informațiile necesare pentru a demonstra respectarea prezentei anexe: descrierea măsurilor de securitate, lista sub-împuterniciților și acordurile încheiate cu ei, jurnalul de audit al contului. Dacă aceste informații nu sunt suficiente, Clientul poate efectua sau poate mandata un auditor independent, ținut de confidențialitate, să efectueze un audit, cel mult o dată pe an, cu un preaviz de 30 de zile, în timpul programului de lucru și fără a afecta funcționarea Serviciului sau confidențialitatea altor clienți. Costurile auditului sunt suportate de Client, cu excepția cazului în care auditul constată o încălcare a prezentei anexe de către Furnizor.

I. Transferurile în afara Spațiului Economic European

Sub-împuterniciții cu sediul în Statele Unite ale Americii prelucrează datele fie în baza certificării lor în Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework), fie în baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană prin Decizia (UE) 2021/914, cu măsurile suplimentare pe care Furnizorul le apreciază necesare. Mecanismul aplicabil fiecăruia este indicat în Politica de confidențialitate. Furnizorul urmărește evoluția cadrului juridic al transferurilor și își adaptează măsurile, informând Clientul potrivit secțiunii D.

J. Dispoziții finale

Prezenta anexă prevalează asupra Termenilor în ceea ce privește prelucrarea datelor personale. Răspunderea Furnizorului pentru încălcarea ei nu este supusă limitării de la secțiunea 12.3 din Termeni în măsura în care legea nu permite o astfel de limitare. Anexa încetează odată cu ștergerea datelor din aplicație, potrivit secțiunii G.